Waarom online boekhouden?

Als u een internetverbinding heeft, dan heeft u ook toegang hebt tot je volledige boekhouding. Even vanuit huis of op uw vakantieadres inloggen? Met online boekhouden heeft u overal inzicht in uw financiële situatie. U bent niet meer werkplekafhankelijk!

Dus verveelt u zich in de trein? Dan kan u uw bonnetjes invoeren.

Uw gegevens neemt u makkelijk mee naar een afspraak met een klant of bijvoorbeeld naar een afspraak met uw bank.

Veel software online boekhoudprogramma’s kunt u ook als app downloaden. Met alleen uw smartphone en internet, zonder computer, zonder werkplek tóch aan uw administratie kunnen werken. Die locatie-ongebondenheid geeft u een stuk vrijheid!

Factuurtjes printen, postzegels plakken en naar de brievenbus lopen is niet meer nodig. Met online boekhouden factureer je digitaal. U maakt online facturen (of aanmaningen) vaak binnen een mum van tijd en verstuurt deze digitaal naar uw klant. Tijdbesparend, kostenbesparend en natuurlijk erg gemakkelijk.

Ook erg handig is dat u facturen direct in uw boekhouding worden opgeslagen. Dat scheelt een extra handeling én u zal nooit meer een factuur vergeten in te boeken.

Bovendien worden uw facturen automatisch doorgenummerd (dat is een verplichting voor de Belastingdienst).

Aan uw online boekhoudprogramma kan uw bankrekening gekoppeld worden. Bankafschriften inlezen is dan heel eenvoudig. U hoeft niks over te typen en daarom is er minder ruimte voor fouten.

Daarnaast bieden online boekhoudpakketten vaak ook een koppeling met de Kamer van Koophandel, klanten of leveranciers toevoegen is daarmee zo gepiept.

Sommige online boekhoudpakketten bieden ook nog andere koppelingen, bijv. een koppeling met uw webwinkel of PayPal-account, en zelfs aan bijvoorbeeld je kassasysteem, reserveringen, personeelsadministratie, kilometerregistratie, urenregistratie of uw voorraadsysteem.

Met een online boekhoudprogramma is het makkelijk om uw boekhouder of accountant met u te laten meekijken. U voegt hiervoor simpelweg een extra gebruiker toe. Als u dan tegelijk inlogt, kijkt uw boekhouder live met u mee, en kunt u direct vragen stellen als iets niet helemaal duidelijk is.

U kunt ook opgebouwde data eenvoudig uitwisselen.

Als er meerdere personen in uw bedrijf werken aan de administratie, is een online boekhouden ook een uitkomst. Meerdere collega’s kunnen gelijktijdig inloggen in uw online boekhoudprogramma, vanuit verschillende locaties.

Ook is er online boekhoud-software waarbij u uw vragen niet mondeling stelt, maar ze automatisch naar uw boekhouder gemaild worden. U kunt dan uw vragen stellen wanneer u maar wilt en uw boekhouder kan antwoorden wanneer hij/zij maar wil. Dat betekent dus ook dat u niet aan kantoortijden of telefonische bereikbaarheid gebonden bent.

Het maakt niet uit of u een Windows PC of een Apple computer gebruikt. De meeste Online boekhoudprogramma’s zijn geschikt voor beide varianten. Wat u nodig heeft is een up-to-date webbrowser, surf naar de website en log in.

Ook de App voor Smartphones of tablets zijn er in een versie voor Android en iOS.

Bij online boekhoudprogramma’s kunt u afspraken maken met de softwareleverancier dat zij zorgen voor de juiste backups (in the cloud) op een regelmatige basis. Grote kans dat uw softwareleverancier dit beter voor elkaar heeft dan uzelf!

Crasht uw computer? Dan staat uw boekhouding gelukkig nog online. Zo raakt u nooit meer gegevens kwijt.

Uw online boekhoudprogramma wordt door de softwareleverancier ge-update. U heeft dus geen last meer van verouderde programma’s of verouderde versies.

Over het algemeen hebben online boekhoudprogramma’s goede voorzorgsmaatregelen genomen, en worden de meest recente veiligheidsmaatregelen toegepast.

Bijvoorbeeld goede beveiliging met wachtwoorden die u regelmatig moet veranderen, of met “two-way-authentication”.

Alle data wordt versleuteld en op verschillende servers opgeslagen. Aanbieders van boekhoudsoftware zijn afhankelijk van hun betrouwbaarheid, daarom zorgen ze altijd voor een goede beveiliging. De boekhouding is online een stuk beter beveiligd dan op uw eigen computer.

En u heeft geen gedoe meer met het beveiligen van uw eigen servers.

Bonnetjes scant u in met uw smartphone. U voert uw gegevens maar één keer in en ze worden meteen verwerkt, bijvoorbeeld in een jaaroverzicht. U heeft nooit gedoe met facturen en of bonnetjes terug zoeken. Daarnaast controleren de meeste boekhoudprogramma’s op dubbele facturen en wordt u gewaarschuwd als uw boeking niet in evenwicht is. En aan het eind van het jaar kan Boersma Adviseurs sneller een jaarrekening voor u maken.

Ook kunt u overal meteen uw gegevens (zoals uren van medewerkers of verdiensten) invoeren. Door het meteen te doen, hoeft u later niet meer op zoek naar uw gegevens. Dat scheelt veel tijd en maakt de ruimte om fouten te maken kleiner.

En nog enkele voorbeelden van zaken die u tijdwinst opleveren:

• Eenmalig een factuur aanmaken en deze periodiek herhalen.
• Een btw-aangifte automatisch klaargezet en met een druk op de knop indienen bij de Belastingdienst.
• Uw offerte omzetten in een factuur in één klik.
• Gewerkte uren die geschreven zijn in de uren module van het boekhoudprogramma automatisch opnemen op uw factuur.
• Het betaaloverzicht van uw verstuurde facturen automatisch up-to-date hebben. U ziet direct wie u een betaalherinnering moet sturen.
• Door koppelingen met software voor andere bedrijfsprocessen, hoeft u gegevens niet dubbel in te voeren.
• Iedereen heeft op zijn eigen niveau toegang tot de online software. U hoeft dus geen overzichten te printen of face-to-face te bespreken.
• Alerts instellen voor indicatoren waarover u op de hoogte gebracht wilt blijven. In het dashboard ziet u in een oogopslag hoe uw bedrijf er financieel voorstaat. U hoeft hiervoor dus niet eindeloos rond te zoeken en te vragen.
• Alerts instellen voor offertes die te lang openstaan. Wellicht bent u dan nog op tijd met het binnenhalen van de klant.
• Inkoopfacturen die u automatisch kan doorzetten naar uw betaalrekening, zodat u ze direct kunt betalen.

Met online boekhouden heeft u niet te maken met hoge opstartkosten. U sluit een abonnement af en u kunt direct beginnen!

De abonnementskosten zijn betaalbaar, en maandelijks gespreid.

Doordat online boekhouden sneller en efficiënter is, is uw boekhouder er minder uren mee bezig. Dus u betaalt minder.

Veel ondernemers kiezen voor een vorm waarbij ze zelf het eenvoudige boekhoudkundige werk doen, zoals het inboeken van facturen en het afletteren. Met een boekhoudprogramma is ook de btw-aangifte eenvoudig zelf te doen. Eens per jaar kan uw boekhouder dan bijvoorbeeld even alles voor u controleren, de enkele wat ingewikkeldere boekingen doen en de jaarrekening opmaken. Zodoende bespaart u dus op boekhouder kosten.

Ook uw kosten voor hardware en systeembeheer kunnen omlaag door online te gaan boekhouden.

Gooi die multomappen maar de deur uit. Want u kunt vrijwel papierloos werken en heeft alles digitaal beschikbaar. Een eigen server in de voorraadkamer is ook niet meer nodig.

Met een online boekhoudprogramma is het een stuk eenvoudiger om alle gegevens 7 jaar te bewaren tot de wettelijke bewaartermijn van de belastingdienst is verstreken.

U hoeft geen facturen meer te printen of bonnetjes te bewaren. U maakt een foto met uw telefoon en die uploadt u in het programma. Dus nooit meer onoverzichtelijke stapels papier die u moet opbergen en uitzoeken.